Анастасия Щербинина, основатель аутсорсинговой компании «Мое дело Корпорация», рассказала, поделилась кейсами воровства в компаниях и дала рекомендации, как можно предотвратить мошенничество.

Основная причина обращения бизнеса к внешним подрядчикам — бардак в бухгалтерии. Копятся документы, сложно отследить реальные финансовые показатели, они долго сводятся или не сходятся — бухгалтеры не успевают за бизнесом и не помогает в решении его задач.

Бывают и обращения, связанные с подозрением в мошенничестве бухгалтера или сотрудников других отделов. Такие ситуации довольно редкие, но всё-таки они бывают. Вот несколько кейсов из практики нашей компании.

Воровство бухгалтера. Бухгалтер отправлял на свои личные счета платежи с назначением «налоги» или «взносы в Пенсионный фонд», затем приносил платёжку с изменёнными реквизитами, директор её подписывал, и деньги уходили не по назначению. Затем собственник с удивлением получил штраф за то, что компания просрочила налоговые или социальные платежи.

Воровство бухгалтера и собственника. У компании было два собственника, один из которых не принимал участия в операционном управлении. А бухгалтер, вероятно, «работал» в мошеннической связке со вторым совладельцем. Они вывели на счет ИП достаточно большие для компании суммы – около 30 млн рублей. Второму собственнику это преподносили так, будто деньги отправляют каким-то подрядчикам.

Воровство персонала. Мы взяли на комплексное обслуживание крупную компанию, которая специализируется на оптовой торговле запчастями для грузовых автомобилей. Годовая выручка на тот момент переваливала за 4 миллиарда рублей. Мы собрали команду из семи человек, и за одним бухгалтером закрепили участок «Реализация покупателям». В его обязанности входила ежемесячная сверка документов по реализации в 1С с оригиналами первичных документов.

Вскоре, сверяя документы, бухгалтер обнаружил, что первичный документ в оригинале отличается от того, что завели в 1С. Сумма была одна, а вот количество деталей в нем — разное. Сначала все подумали — нечаянная ошибка, оказалось — таких нестыковок много.

Это была мошенническая схема сотрудников. Например, 1С заводили реализацию 5 деталей на общую сумму 100 тысяч рублей, а потом вручную вносили изменения на печать выводили документ, где сумма тоже 100 тысяч, но деталей всего 3. Таким образом, в системе списывали 5 деталей, покупателю уходило 3, а еще 2 шли «налево». Поскольку проводили в системе и забирали со склада одно и то же количество деталей, недостача при инвентаризации не всплывала. Сумма, поступившая от покупателей, тоже совпадала с заведенной в системе. Контрагенты и государство в ущербе не были, поэтому претензий ни от кого не было, деньги теряла только сама компания.

Если бы в компании внимательнее анализировали себестоимость и маржу с продажи, несоответствие бы обнаружили. Итог: воровали несколько лет. Когда мы сообщили о проблеме руководству компании, они инициировали сплошную проверку за два последних года. Оказалось, что потери компании составили 5 миллионов рублей.

Как предотвратить мошенничество

Наладить внутренний контроль. Регулярный контроль препятствует действиям нечестных сотрудников. Его можно осуществлять с помощью инвентаризации складов, проверки документов, контрольных закупок.

В корпорациях существуют целые отделы внутреннего аудита, которые контролируют все бизнес-процессы. В менее масштабном бизнесе (в том числе среднем) с этим нередко возникают проблемы. Махинации возможны там, где нет контроля всех участков, и каждое подразделение работает само по себе. Внешне это нередко выглядит так, что все процессы вроде бы неплохо налажены. Как правило, сотрудников никто не проверяет, аудит проводят редко или вообще не проводят.

Не передавать ЭЦП бухгалтеру. Все знают, что так делать нельзя, но в малом бизнесе и в стартапах это до сих пор обычная ситуация. Владелец не хочет затягивать бизнес-процессы и отдаёт ЭЦП бухгалтеру, чтобы тот мог быстрее работать. Как правило, в таких случаях собственник полностью доверяет бухгалтеру и не ждёт с его стороны никаких неприятных сюрпризов.

Недостаток такого решения очевиден: риск воровства и утрата безопасности бизнеса. Если ЭЦП директора стоит на документах, практически невозможно что-то доказать в суде. Такие дела вообще редко доходят до суда, потому что владельцы бизнеса понимают: шансов на успех почти нет.

Регулярно проводить выборочную сверку документов. Понятно, что это скучный процесс, которым вряд ли хочет заниматься собственник или директор. Тем не менее, я рекомендую не бояться рутины и раз в месяц проверять хотя бы 10% финансовых документов. При такой проверке обязательно нужно сопоставлять первичные документы с данными в 1С.

Анализировать выручку и себестоимость. Многие собственники рассуждают так: если в документах для контрагентов и налоговой инспекции порядок – значит, с финансами всё хорошо. На самом деле, это не всегда так. Не стоит пренебрегать анализом выручки и себестоимости: этот показатель может открыть немало интересного. Например, анализ себестоимости показывает всю структуру расходов. Если по какой-то статье есть превышение плана, то оно может быть связано с мошенничеством. Видя структуру расходов в режиме реального времени, попытки кражи или обмана можно вовремя пресечь.

Использовать внешний аудит. Для крупного бизнеса ежегодный внешний аудит является обязательным. Небольшие компании часто им пренебрегают. Собственникам кажется, что у них всё хорошо, и не хотят тратить на подтверждение этой информации ресурсы. Во многих случаях только профессиональный взгляд со стороны поможет выявить проблемы и предотвратить крупные потери денег.

Внешние аудиторы обязаны смотреть не только на отчётную дату, но и на финансовые показатели. Кроме того, аудиторы сами принимают участие в инвентаризации. Это существенно повышает качество внешнего контроля.

За бизнесом нужно постоянно следить и не доверять одному бухгалтеру или одному провайдеру. Руководителям следует контролировать их — самостоятельно или с помощью внешних аудиторских/аутсорсинговых компаний. Это поможет своевременно замечать подозрительные операции и выявлять либо ошибки в работе, либо попытки мошенничества.